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COMMENT S'Y PRENDRE POUR SIMPLIFIER VOS PROCEDURES

Extrait des travaux du groupe d'experts de l'Observatoire Marocain de l'Administration Publique réalisés dans le cadre du Programme National d'Amélioration des capacités de Gestion.

MDP.

Avril 2000

PRESENTATION DE LA METHODE

1. DEMARCHE GENERALE DE SIMPLIFICATION.

1.1. Les idées générales de la simplification

1.2. Les principes fondamentaux de la simplification

2. MODELE DE SIMPLIFICATION.

Fiche 1 : Inventaire des foyers de complication

Fiche 2 : Diagnostic des dysfonctionnements

Fiche 3 : Analyse des solutions

Fiche 4 : lancement et mise en œuvre

Fiche 5 : Evaluation des résultats

3. BOITE A OUTILS ET INSTRUMENTS DE SIMPLIFICATION.

PRESENTATION

Dans le processus de changement qu'entreprend l'Administration publique marocaine, la simplification administrative constitue, de plus en plus, le fer de lance de toutes les démarches de modernisation et de réforme administrative. En effet, il devient patent qu'en l'absence d'une stratégie de simplification, les efforts de réforme seront vains et les mesures d'amélioration des rapports entre l'Administration et les usagers seront non effectives.

D'autant plus que les réglementations de plus en plus exigeantes, qui tendent à renforcer le contrôle de l'Etat, à réguler l'activité économique, à protéger le citoyen et l'environnement et à assurer la sécurité dans l'exécution des services publics, multiplient nécessairement les mécanismes administratifs et créent un système organisationnel qui finit par générer de nouvelles complications pour l'usager et le citoyen.

Or, si ont doit admettre la complexité qui est dans la nature de fonctionnement des systèmes, on ne peut accepter la complication qui constitue une dégénérescence artificielle. On ne peut donc se résigner aux anomalies administratives qui en découlent qui sapent souvent les initiatives et gênent le fonctionnement normal des services publics. Bien plus, ces anomalies fécondent des situations conflictuelles avec le citoyen et compriment l'épanouissement de l ‘entreprise.

Il est certain aussi, que les procédures compliquées, les circuits longs et noueux, l'extension des délais et la lourdeur des dossiers et des formulaires sont des facteurs d'improductivité pour l'administration comme pour l'entreprise. Loin d'être une fatalité, l'alourdissement administratif et les complications qu'il engendre, sont des maux qui peuvent être traités si les acteurs administratifs prennent le temps de remettre en question régulièrement leur mode de travail et gardent présent à l'esprit le souci de simplification. En cela, l'effort pour simplifier devient une vertu pédagogique, puisqu'il apprend à corriger ses propres complications.

Par conséquent, l'acuité avec laquelle se posent les situations de complication administrative, met l'Administration devant un défi majeur qu'elle doit relever en faisant de la simplification le cheval de bataille du grand chantier de réforme de l'Etat.

Avant d'entamer une réflexion et une investigation plus profonde sur la simplification, il convient de définir au préalable ce concept. Plusieurs essais peuvent nous guider dans la définition de la simplification administrative : tout d'abord, la simplification se propose d'alléger le processus, les procédures, les circuits et les démarches administratives. Ces domaines précités constituent les champs privilégiés de la simplification, bien que celle - ci puisse s'appliquer à d'autres niveaux plus extensifs, tels que les structures, les textes juridiques, législatifs et réglementaires, qui en fait, peuvent servir de référentiel dans une démarche de simplification.

La simplification, ainsi conçue, se traduit par une réduction mesurable des distances de complication, et par-là elle répond à ces trois interrogations principales :

  • Quelle envergure doit prendre la simplification ?
  • Comment se réalise-t-elle ?
  • Qui doit prendre en charge la simplification ?

La simplification, bien pensée, ne vise pas à défaire une complexité d'un système donné, complexité qui est parfois liée à la nature même du système, mais plutôt s'attaquer à défaire les complications qui le paralysent, et le rendent inefficace. En ce sens, la simplification s'inscrit dans les efforts continus qui tendent à réduire les distances de complication créées par la pratique du travail, et qui se traduisent par un gain de temps, de coût et de qualité. Ces efforts continus doivent générer une certaine dynamique, qui tend à cultiver le réflexe de simplification chez tous les intervenants dans le système administratif.

La problématique principale de la simplification repose sur deux idées clés :

  • L'Administration, avec ses procédures, ses formalités, ses processus, peut constituer un frein au développement économique, et c'est en ce sens que la simplification peut se présenter comme une technique qui permet à l'Administration de constituer un relais, et un cadre facilitateur du développement économique. Ceci est d'autant plus vrai qu'indispensable surtout avec l'avènement de la globalisation économique, de la libéralisation des marchés et de la nécessité pressante de compétitivité de l'économie nationale. Dans ce contexte, la simplification devient désormais, en elle-même, un grand chantier à réussir par l'Administration, qui doit prouver son efficience et son efficacité, surtout que son monopole de production du service est de plus en plus contesté dans plusieurs secteurs. Et, delà ses performances sont évaluées, plus que jamais, en fonction de sa capacité à répondre à sa finalité, et non en fonction de son autorité.
  • D'un autre côté, l'Administration, à travers ses relations avec les usagers, doit refléter l'Etat de droit. En ce sens que la simplification, constitue un autre chantier de consolidation et de parachèvement de cet Etat de droit, des libertés, et des droits de l'homme. Ainsi, l'Administration, par des procédures simples, saines et efficaces, se doit de bien servir les citoyens, et de les traiter dans un cadre de légalité et d'égalité.

La simplification tend à réaliser deux objectifs essentiels :

1- Faciliter la vie quotidienne aux citoyens en favorisant les relations et la communication entre l'Administration et ses usagers,

2- Faciliter l'activité et l'épanouissement de l'entreprise, et lui permettre de participer activement et efficacement aux efforts du développement économique de notre pays.

Dans ce sens, pour chaque acte de gestion, la simplification vise à identifier et à agir sur les processus et les procédures à suivre, les acteurs concernés, les circuits de transmission et d'information, les délais, les divers formulaires et imprimés et sur les pièces à fournir par les usage

Ainsi abordée, la simplification semble être d'abord une affaire de bon sens qui propose, de manière souvent impromptue, des solutions aux complications rencontrées. Ces solutions peuvent s'avérer parfois efficaces quand elles sont évidentes ou que la complication est apparente et inspire elle-même les moyens de sa simplification. Or, bien souvent la complication se confond avec d'autres problèmes organisationnels (structures, pouvoir) et humains (comportements, motivation) et il devient difficile de les séparer et d'en rechercher les solutions.

Autant la complication est diluée dans les autres problèmes, autant les moyens de l'approcher deviennent imprécis. En général, face à cette situation de complexité organisationnelle, les complications sont soit externalisées ; c'est à dire chercher à faire faire par les autres ce qu'on n'arrive pas ou on ne veut pas faire à soi même, soit encapsulées ; c'est à dire enveloppées.

Plus rarement les complications sont traitées en dur ; c'est-à-dire en profondeur en leur faisant subir un examen global et détaillé afin d'en sortir des solutions de simplification plus efficaces parce que durables et entraînant une amélioration sensible pour l'Administration comme pour l'usager. C'est dire que la simplification devient une affaire d'ingénierie et de savoir-faire. Elle doit être abordée comme un projet à conduire avec une démarche précise, une méthodologie appropriée, et des outils concrets.

Dans cet esprit, la réforme de l'Administration publique, entreprise par le gouvernement marocain, préconise justement de changer les manières de servir l'usager du service public en agissant avec méthode sur les procédures et les démarches administratives. Ces intentions s'inscrivent dans le processus de modernisation de l'appareil de l'Etat et de développement des capacités de gestion de l'Administration publique. Ils découlent aussi des orientations du Pacte de Bonne Gestion conçu par le gouvernement qui recommande de rationaliser les procédés administratifs afin de mieux servir le citoyen.

Ainsi, plusieurs mesures ont été prises pour sensibiliser et familiariser les acteurs administratifs à la nécessité de revoir les procédures administratives et les démarches imposées aux usagers. Dans le but de préparer le déploiement de la simplification, des actions de formation aux techniques de simplification ont été organisées à l'intention des cadres ministériels et régionaux pour développer des compétences nationales en la matière. Par la suite, quatre expériences de simplification ont été engagées sur le terrain qui ont pu tester la faisabilité des méthodes et des outils.

La circulaire du Premier Ministre sur la simplification (31/99 du 23 novembre 1999) est venue finalement pour définir le cadre institutionnel de la simplification et relever son importance comme point d'appui fondamental du processus de réforme de l'Administration publique.

Afin de consolider ces actions, l'élaboration d'un cadre méthodologique de simplification est devenue opportune pour doter l'entreprise de simplification des instruments nécessaires à sa mise en œuvre. De ce fait, ce cadre méthodologique est considéré comme l'élément central dans l'accompagnement de ce grand chantier de réforme.

Partant, l'objet de cette étude est de concevoir ce cadre méthodologique à la lumière des connaissances en la matière, des expériences tentées et des comparaisons faites avec des pays étrangers.

L'approche de simplification préconisée dans ce travail, s'inscrit dans un processus d'amélioration des procédures administratives et ne remet pas en cause les processus du service public. Par conséquent, elle ne prône ni un changement radical des façons de faire de l'Administration publique ni une redéfinition des processus administratifs qui sont propres à une approche d'ingénierie des organisations. Bien au contraire, la simplification est entendue comme une action permanente et régulière sur les processus existants et une dynamique évolutive des manières de servir l'usager.

Par ailleurs, toute entreprise de simplification, si elle doit chercher à rapprocher l'Administration de ses usagers en facilitant l'accès au service public, elle ne doit pas se faire au détriment de la règle de droit ou de la performance et de l'efficacité de l'Administration. Elle ne doit pas non plus aboutir à une nouvelle complication pour le citoyen. En proposant un cadre méthodologique de simplification et en posant un ensemble de garde fous, le pilotage du projet de simplification resterait dans les limites du contrôle de ses dirigeants.

L'approche retenue dans le présent travail n'est pas, non plus, de proposer des mesures de simplification, même si des voies de simplification sont souvent ébauchées. Ce travail se trouve bien en amont de cette opération, considérant que chaque administration est plus apte à imaginer les mesures adéquates pour simplifier ses propres procédures et ses propres formulaires. L'accent est mis, beaucoup plus, sur le « comment » mener une opération de simplification. Le mode d'utilisation de ce cadre méthodologique est de s'en servir comme un manuel de référence permettant à chaque utilisateur d'y puiser les informations dont il a besoin, soit :

  • La démarche d'instauration du projet de simplification ;
  • Les organes et les intervenants dans la simplification ;
  • Les actions et le type de mesures à prendre ;
  • Les moyens de communications à utiliser ;
  • Le cheminement dans les étapes de simplification (identification des foyers de complication, diagnostic et analyse des dysfonctionnements, mise en œuvre et évaluation des actions de simplification) ;
  • Les instruments et les outils adaptés à chaque champ de simplification …

Le cadre méthodologique de simplification, proposé dans ce travail, embrasse divers aspects de l'organisation et du fonctionnement des services publics mais plus particulièrement les procédures et les démarches administratives. Pour cela, Il introduit une démarche méthodologique étoffée par des outils qui permettent de mieux approcher la complication administrative.

Ce cadre méthodologique peut servir de manuel général de conduite des projets de simplification. Il est destiné à chaque administration. Il s'adresse aux responsables chargés de la simplification, comme il peut être utilisé par tout fonctionnaire gagné à la nécessité de la simplification. Dans ce sens, il peut être facilement traduit en guide usuel apte à vulgariser la technique de simplification.

La présente étude vient à juste propos pour proposer une méthodologie globale permettant de mieux cerner tout projet de simplification dans l'Administration publique.

Le cheminement logique de l'approche adoptée dans ce travail est bâti selon l'architecture suivante :

Le cadre méthodologique est décliné à travers une démarche générale qui place le cadre et balise le processus de simplification : définition des fondements théoriques, mécanismes de mise en œuvre et d'évaluation ;

Dans une deuxième phase, un canevas méthodologique, étoffé par une panoplie d'outils, permet de guider toute action de simplification. Cette partie constitue l'élément fondamental de l'étude puisque c'est là où bat le cœur du cadre méthodologique.

1. DEMARCHE GENERALE DE SIMPLIFICATION

Tout projet de simplification doit :

  • être orienté par des idées générales de simplification ;
  • reposer sur des principes fondamentaux ;

1.1. Les idées générales de la simplification

Ces idées nourrissent les objectifs de la simplification et orientent les mesures à prendre pour y déboucher. La simplification doit se rattacher à quatre idées principales :

a) Abroger les dispositions qui ont perdu leur justification

L'évolution des missions de l'Etat, et les changements qui interviennent dans son environnement (interne et externe) conduisent à une certaine obsolescence des textes, des procédures et des circuits administratifs. Si l'on précise l'examen de ces fonctionnements, on constate que bon nombre de clauses, d'instructions, de démarches, de formulaires et d'informations tombent bien vite en désuétude.

b) Lutter contre le phénomène de la stratification.

Les textes ont tendance à s'empiler sans qu'on recherche si les nouveaux n'imposent pas une obligation qui en double une autre, contenue dans un texte précédent. Les modifications nombreuses des textes finissent par rendre difficile toute consultation du texte original.Pourquoi faut-il qu'un nouveau texte modifiant et complétant un ancien ne l'abroge-t-il pas totalement puis reprendre une mouture moderne ?

c) Combattre les effets du perfectionnisme administratif.

Cela suppose de ne plus affiner les règles par rapport aux possibilités réélles de les faire appliquer. Que de textes voulant régler toutes les situations, constituent de véritables chef d'œuvres qui s'éloignent de la possibilité de les appliquer.

Pourquoi ne pas élaborer des textes ou des formulaires en laissant la possibilité de les adapter et de les changer de manière plus souple ? Par exemple en fixant une date de péremption sur le document ou le texte. Cela obligerait sa révision ou sa reconduction avant qu'il ne tombe en désuétude.

d) Limiter le foisonnement et l'expansion des procédures.

Au fil des ans, des procédures sont étoffées par de nouvelles mesures et de nouvelles instructions qui finissent par les alourdir et rendent leur application difficile. Cela se rencontre particulièrement dans le cas où une administration, pour se prémunir des situations délictueuses et des incidents conflictuels rencontrés précédemment, alimenteraient les procédures de rajouts techniques, souvent de fabrication ad hoc, qui ne règlent en définitive que des situations peu fréquentes.

Cette idée pose la question de savoir qui est compétent pour créer une nouvelle procédure ou rallonger une procédure existante ? Il est évident qu'en l'absence de formalisme, il devient aisé pour tout intervenant de procéder aux modifications qui lui facilitent l'exécution de son travail. Or, les facilitations qu'il se donne, ne constituent pas toujours des facilitations pour les usagers, partant de l'adage que la simplification des uns peut constituer une complication pour les autres.

1.2. Les principes fondamentaux de la simplification

Le processus de simplification, pour s'inscrire dans la continuité, doit reposer sur des principes de base qui précisent l'esprit et la manière dont peut être atteinte la finalité de la simplification qui est de faciliter la vie de l'usager. Quatre principes fondamentaux s'affirment à ce sujet. Chacun de ces principes ne se détache pas de son corollaire.

Ces principes visent à cibler la simplification en se situant entre trois repères fondamentaux :

  • Remplacer (ou Transformer) à chaque fois que c'est possible un fonctionnement par un autre plus léger et plus souple ;
  • Eliminer (ou Neutraliser) les éléments superflus ou inutiles d'un formulaire, d'une démarche ou d'un circuit administratif ; c'est-à-dire, faire autrement ce qui peut être réalisé. Eviter les gaspillages, les activités sans valeur ajoutée, les temps perdus, les inconforts, les dépenses inutiles, les causes d'accident… ;
  • Regrouper certains éléments qui se répètent. Combiner les procédures similaires, les éléments qui s'enchaînent, les opérations répétitives, les va-et-vient…

Au-delà des principes généraux qui réglementent le fonctionnement de l'Etat et qui sauvegardent les droits des citoyens tels que les principes de continuité du service public, d'égalité devant la loi et du respect de l'état de droit, qui restent d'ailleurs, sous-jacents, certains principes sont plus particulièrement proches de l'entreprise de simplification. Ainsi, les principes fondamentaux qui doivent constituer les jalons de toute démarche de simplification sont :

  • Le principe d'uniformisation et son corollaire la diversité ;
  • Le principe de normalisation et son corollaire la variété ;
  • Le principe de coordination et son corollaire la déconcentration ;
  • Le principe de communication et son corollaire la réserve.

a) Le principe d'uniformisation et la diversité :

L'uniformisation consiste à rapprocher le mode de traitement du travail administratif en réduisant les processus, les formalités et les circuits administratifs et en instaurant des procédures rapprochées.

L'uniformisation vise trois objectifs :

  • l'amélioration des rapports entre administration et usager,
  • l'augmentation du rendement des services administratifs,
  • le perfectionnement du travail administratif.

La finalité recherchée derrière ces trois objectifs est de mettre à égalité les citoyens et d'éviter l'arbitraire au cours du service.

L'uniformisation suppose une certaine formalisation des actions et des fonctionnements administratifs. Ceci appelle à son tour la transparence dans l'exécution des services. D'où l'intérêt d'abord de procéder à la formalisation des procédures, des démarches et des circuits par l'élaboration de manuels, notamment, de manuels de procédures qui décrivent les processus et permettent et clarifient le fonctionnement administratif. Dans une seconde étape, il est possible de voir comment :

  • rassembler des procédures entre elles,
  • alléger les procédures pointilleuses,
  • supprimer les formalités inutiles.

Bien souvent, la simplification passe par la formalisation qui clarifie en schématisant une situation donnée et uniformise le traitement des services aux usagers. Bien entendu la formalisation doit être conduite avec prudence pour ne pas tomber dans l'excès de formalisme aussi préjudiciable que le flou issu du manque de formalisme.

L'uniformisation doit aussi composer avec la diversité. Tout n'est pas forcément semblable. Un effort de classification des processus administratifs permettrait d'identifier deux catégories :

Les processus et procédures à caractère général qu'on retrouve dans toutes les administrations publiques. Ils concernent particulièrement les activités dites fonctionnelles. C'est là où l'uniformisation est opérationnelle. Il s'agit de rapprocher les processus et les procédures communes afin de coordonner entre les actions et unifier relativement la manière de traiter avec l'usager. C'est dire qu'il faut, à chaque fois que c'est possible, standardiser les modes opératoires, les circuits et les documents dans le but de faciliter l'apprentissage, la polyvalence et le suivi des opérations.

Les retombées d'une telle démarche peuvent être énormes. Au moins la simplification permettrait la mobilité des agents et un meilleur agencement des structures.

Les processus et procédures à caractère spécifique qui sont liés spécifiquement à telle entité administrative selon la nature de son activité. Activités opérationnelles, elles concernent le cœur de mission de chaque administration et par conséquent, leur déroulement impose un particularisme de traitement.

A ce niveau, une certaine diversité devient nécessaire mais sans pour autant éloigner l'esprit du principe d'uniformisation.

b) Le principe de normalisation et la variété:

La normalisation consiste à établir et mettre en application un ensemble de règles et de spécifications (normes) ayant pour objet de simplifier, d'unifier et de rationaliser les services.

La normalisation peut concerner à la fois les processus, les procédures, les formalités que les circuits administratifs. Ses objectifs sont de :

  • Réduire les délais : On peut y parvenir par des aménagements administratifs simples : regrouper les questions relatives à une même demande (investissement…) On peut prévoir aussi des automatismes et des déclenchements. Par exemple, en fixant un délai de deux mois comme délai de réponse de l'Administration à toute demande des usagers, cela obligerait les services publics à accélérer le rythme de traitement des dossiers ;
  • Assouplir les contrôles et les contraintes : Cela suppose d'étudier l'opportunité des contrôles. En effet, il ne faudrait pas que le coût, pour l'usager, de certaines contraintes, l'emporte sur le bénéfice que l'administration peut en tirer. Dans cet esprit, on peut, par exemple, privilégier les forfaits sur les pourcentages ; cela faciliterait, pour l'Administration, le calcul des redevances des citoyens et pour ces derniers, la clarification de leurs obligations.
  • Faciliter l'accomplissement des formalités : On retrouve ici, la notion de qualité du service. Quand on ne peut ni supprimer, ni alléger, ni accélérer, ni assouplir, du moins faut-il faciliter l'accès ou l'accomplissement des formalités et améliorer la qualité du service rendu.
  • Rendre transparent le comportement de l'Administration : qui se voit astreinte d'opérer dans les limites des normes prescrites, chose qui va à l'encontre des agissements informels générateurs d'abus de pouvoir et de privilèges.

D'un autre côté, la normalisation ne doit pas viser l'homogénéité qui, bien souvent, n'est qu'un " confort de l'esprit ", ni la standardisation qui est un regard unidimensionnel. La variété est la réponse la plus adaptée à des contextes différents. Celle-ci, tout en respectant les normes établies, laisse une marge de manœuvre permettant d'affirmer ou de relever une spécificité.

c) Le principe de coordination et la déconcentration des actions.

Autre grand principe de simplification, la coordination des fonctionnements et des actions administratives qui induit des gains substantiels en temps, en matière et en énergie. La coordination doit concerner les démarches similaires, la constitution de dossiers, le déroulement d'une procédure commune ou l'élaboration d'un formulaire. La simplification par coordination doit être :

  • verticale : au sein de la même structure d'une administration donnée, surtout pour les administrations très découpées verticalement telles que les finances ou la santé ;
  • horizontale : entre les mêmes niveaux hiérarchiques d'un département : direction, divisions et services ;
  • transversale : entre entités administratives différentes et surtout celles liées par un même domaine d'intervention économique, social. , ou qui se complètent.

Exemples :

- dans l'économie maritime : les administrations de l'équipement et des pêches maritimes, l'O.D.E.P., l'O.N.P.

- dans l'économie sociale : les administrations de l'éducation nationale, de la jeunesse et des sports, du travail et de la culture.

Le principe de coordination doit guider tout fonctionnement administratif et toute production nouvelle d'imprimé, de formalité, de procédure, d'information…Cependant, ce principe ne devrait pas se détacher de l'exigence de déconcentration des actions et des décisions. Il ne faudrait pas, que par souci de coordination, on concentre tout. Les avatars de la concentration sont bien connus à ce sujet, pour veiller à ne concentrer que le juste nécessaire au bon fonctionnement du service public.

d) Le principe de communication :

Le principe de communication constitue le véhicule de tout projet de simplification puisque la finalité de la simplification est de faciliter la vie des usagers.

La simplification par communication vise à :

  • vulgariser l'action et les services administratifs pour les démystifier ;
  • valoriser le statut du citoyen qui devrait prendre conscience qu'en tant que contribuable, il n'est plus perçu comme administré, mais comme usager et pourquoi pas comme client ;
  • impliquer le citoyen et le faire adhérer aux services qui lui sont offerts.

Comment simplifier par la communication ?

Mieux informer le public par une information écrite (guides interministériels, guide des droits et démarches, guide de la retraite…) et orale (centres d'information interministériels, régionaux, locaux et par domaine) ;

Modifier le comportement de l'administration : vis-à-vis des citoyens par la création de services tournés vers les usagers, la rédaction de circulaires dans un langage simple et clair, l'amélioration de l'accueil dans les services publics.

Par ailleurs, si on reconnaît la nécessité de la communication pour une meilleure transparence du service public, il faut faire attention quant à ses limites extrêmes qu'elle ne devrait pas atteindre : celles de l'obligation de réserve qui concerne particulièrement la préservation de la vie privée et des informations concernant les usagers.

2. UN MODELE DE SIMPLIFICATION

Parmi les méthodes de traitement des problèmes de complication, le modèle de simplification proposé, s'inspire du découpage habituel d'étude et de résolution des problèmes d'organisation qui correspond à cinq moments ou phases pour cerner un phénomène :

1ère phase : Inventaire des foyers de complication,

2ème phase : Diagnostic des dysfonctionnements,

3ème phase : Analyse des solutions,

4ème phase : Lancement et mise en œuvre,

5ème phase : Evaluation des résultats.

La méthode I.D.A.L.E. est construite sous la forme d'un modèle de 5 fiches techniques qui retiennent les éléments essentiels. Chaque fiche est structurée comme suit :

FICHE N°

I. Définition de la phase : Caractères;

II. Objectifs : pour atteindre les finalités;

III. Contenu : Présentation des étapes;

IV. Outils : Indication de quelques outils spécifiques à utiliser au cours de la phase.

Ainsi présenté, ce modèle de simplification constitue un canevas général qui permet de guider tout processus de simplification.

TABLEAU DE SYNTHESE DU MODELE DE SIMPLIFICATION ( I.D.A.L.E. )

PHASE

CONTENU ET ETAPES

I- Inventaire 1. Observer les étapes de la procédure ;
2. Observer la logistique et les objets ;
3. Observer les documents et les imprimés ;
4. Observer les acteurs et les intervenants.
II- Diagnostic

5. Décrire la fonction à simplifier ;
6. Repérer les fonctionnements ;
7. Sélectionner l'ensemble représentatif.

III- Analyse

8. Repérer les symptômes ;
9. Identifier les règles et les principes applicables ;
10. Retenir les idées de solutions pertinentes ;
11. Etudier la faisabilité de chaque solution ;
12. Sélectionner les solutions performantes.

IV- Lancement

13. Préparer la mise en place des solutions ;
14. Définir le plan d'action ;
15. Traiter les résistances au changement ;
16. Tester par une opération pilote ;
17. Rédiger le manuel de procédure ;
18. Préparer le terrain d'implantation ;
19. Lancer l'opératio n.

V- Evaluation

20. Déterminer les modalités de suivi ;
21. Mesurer les améliorations obtenues ;
22. Contrôler la cohérence ;
23. Opérer les ajustements nécessaires.

FICHE 1 : INVENTAIRE DES FOYERS DE COMPLICATION

I - Définition :

Les domaines de simplification sont des pistes de recherche d'accroissement de l'efficacité de l'organisation à partir des critères suivants : facilité, économie, opportunité.

II - Objectif :

Situer les aspects de l'organisation où l'on détecte des zones de complication possibles et recenser les pistes de simplification.

III - Contenu :

A. Les types d'activité ou de fonction. Chaque dimension peut constituer un foyer éventuel de complication :

· L'opération traitée : est-ce qu'elle répond à la raison d'être de l'organisation ?
· Les délais : y'a-t-il des renvois inutiles ou des opérations à traiter dans l'immédiat ?
· Le classement ou la recherche de données : est-ce qu'ils s'effectuent de manière cohérente par rapport à leur utilisation ?
· La transmission : les distances et les moyens de transmission utilisés se justifient-ils ?
· Le contrôle : est-il nécessaire et à quel moment ?

B. Que peut-on observer ?

Dans un fonctionnement, sur quoi faut-il porter l'attention particulièrement ? quels sont les ensembles représentatifs ?

1. Les processus et les procédures (les étapes) : Quels objectifs animent ces procédures ? Comment se déroule une opération et en quels enchaînements elle se décompose ? Quels éléments peut-on évacuer ?

2. La logistique et les objets : L'objet matériel (machine, bureau) répond-il à quantitativement et qualitativement à son utilisation ? L'endroit où s'effectue l'opération est-il opportun et conforme au déroulement de l'opération ?

3. Les documents et les imprimés : Dans leur forme et leur contenu, sont-ils nécessaires, compréhensibles et courts (formulaires, imprimés, pièces de dossier…) ?

4. Les acteurs et les intervenants : Leur nombre et leur opportunité d'intervention. Les comportements des agents traduisent-ils des difficultés à accomplir certaines tâches ? Les temps passés en déplacement, les arrivées des usagers se justifient-ils ?

IV- Outils :

* Outil n° 6 : Fiche de relevé des dysfonctionnements.

FICHE 2 : DIAGNOSTIC DES DYSFONCTIONNEMENTS
I - Définition :

Le diagnostic des dysfonctionnements consiste à décrire et analyser une situation à partir des symptômes qu'elle présente.

II - Objectif :

L'étape de diagnostic permet de poser le problème, de déterminer la nature de la complication à simplifier et de délimiter son champ.

III- Contenu : (suite des étapes)

5. Décrire la fonction à simplifier :

En termes courants, on détermine ce pour quoi la fonction est faite : « la fonction appelée. permet de réaliser les trois opérations suivantes. »

6. Repérer les composantes ou fonctionnements :

Chaque fonction se décompose en fonctionnements ou ensembles qui délimitent son champ. Il s'agit de lister les ensembles : étapes des processus et des procédures, logistique et objets, documents et imprimés, acteurs et intervenants. (description fonctionnelle).

7. Choisir l'ensemble représentatif :

Cela revient à identifier, dans le fonctionnement à simplifier, l'ensemble représentatif où il y a une complication. Il s'agit alors de décrire cet ensemble puis de l'analyser grâce aux outils dont on dispose. La description permet de visualiser le fonctionnement et de se rendre compte déjà de ses anomalies.

IV- Outils :

* Modèle de description des tâches et des activités ;
* Modèle de représentation en fluxgramme ;
* Outil n°1 : Détermination de la charge de travail des services ;
* Outil n°2 : L'auto-pointage des activités ;
* Outil n°3 : Le diagramme de répartition des rôles ;
* Outil n°4 : Liste des symptômes de complication ;
* Outil n°5 : Le QQOQC, outil de collecte et de critique des données ;
* Outil n°7 : Le I.O.L, outil qui permet de bien poser un problème.

FICHE 3 : ANALYSE DES SOLUTIONS

I - Définition :

L'analyse des solutions consiste à confronter les principes et les règles de simplification à la situation de complication identifiée par ses symptômes.

II - Objectifs : Elle permet de :

n trier et retenir les idées de solution pertinentes ;
n mettre en évidence l'intérêt de chaque solution ;
n montrer les moyens que chaque solution nécessite et ses conditions de mise en œuvre.

III – Contenu : (suite des étapes)

8. Repérer les symptômes présentés par l'ensemble représentatif ;
9. Identifier les principes et les règles applicables ;
10. Retenir les idées de solutions pertinentes et décrire chaque solution en quelques phrases ;
11. Etudier la faisabilité de chaque solution ;
12. Sélectionner les solutions les plus performantes.

IV - Outils :

* Outil n° 8 : Les règles de simplification ;
* Outil n°9 : Tableau de croisement des symptômes et règles de simplification ;
* Outil n° 10 : Graphique d'analyse des étapes ;
* Outil n°11 : Le schéma P.E.R.T. ;
* Outil n°12 : La mesure des files d'attente ;
* Outil n°14 : La fiche d'analyse de solution.

FICHE 4 : LANCEMENT ET MISE EN ŒUVRE

I - Définition :

C'est la phase de préparation et de réalisation de l'opération de
simplification retenue.

II - Objectifs :

Mettre en place les solutions de simplification et prendre les mesures nécessaires à leur application.

III - Contenu : (suite des étapes)

13. Préparer la mise en place des solutions et mettre au point l'application avant son démarrage ;

14. Définir le plan d'action en décomposant chaque projet en actions opérationnelles suivant le questionnement quoi, qui et pour quand ;

15. Traiter les résistances au changement. Elucider les raisons des réticences au changement rencontrées et choisir les mesures correctes adaptées ;

16. Effectuer une expérience ou une opération pilote afin de tester les solutions envisagées ;

17. Rédiger les instructions ou le manuel utilisateur. Décrire dans un manuel de référence toutes les spécifications de la solution ;

18. Préparer le terrain où devra être implantée la simplification : faire des actions de sensibilisation et d'information du personnel et des usagers.

19. Lancer le plus rapidement possible l'exécution des mesures de simplification.

IV- Outils :

* Outil n° 13 : Le diagramme d'enclenchement,
* Outil n° 15 : Les programmes de simplification et les plans d'action ;
* Les plannings.

FICHE 5 : EVALUATION DES RESULTATS

I - Définition :

L'évaluation des résultats consiste à vérifier le déroulement des simplifications introduites et le suivi des mesures mises en place.

II - Objectif :

Veiller à la bonne application des décisions et vérifier que les objectifs sont atteints ; c'est-à-dire que des améliorations sensibles ont été obtenues.

III - Contenu : (suite des étapes)

20. Déterminer les modalités de suivi :
- Qui en aura la charge ?
- Qu'est-ce qui sera contrôlé ?
- A quelle période ?

21. Mesurer la nouvelle distance de complication pour constater les réductions opérées et les améliorations obtenues (à l'aide d'indicateurs appropriés) ;

22. Contrôler la cohérence et l'absence de bouleversement général ;

23. Opérer les ajustements nécessaires.

IV - Outils :

* Outil n° 16 : Suivi et évaluation de la simplification :
* Tableaux de bord.
* Indicateurs d'évaluation.

3. BOITE A OUTILS ET INSTRUMENTS DE SIMPLIFICATION

La méthode de simplification préconisée recommande l'utilisation d'un certain nombre d'outils et d'instruments au niveau de chaque étape. Ces outils ont été puisés dans les méthodes d'organisation administratives et adaptées à la démarche de la simplification. Présentés, à titre indicatif, ces outils sont contenus dans une boîte d'où un utilisateur peut puiser l'instrument qui lui convient ou s'en inspirer pour procéder à toute opération de simplification.

BOITE A OUTILS

1. Détermination de la charge de travail des services
2. L'auto-pointage des activités
3. Le diagramme de répartition des rôles
4. Liste des symptômes de complication
5. Le QQOQC
6. Fiche de relevé des dysfonctionnements
7. Le I.O.L.
8. Les règles de simplification
9. Tableau de croisement des symptômes et des règles
10. Le graphique d'analyse des étapes
11. Le schéma P.E.R.T.
12. La mesure des files d'attente
13. Le diagramme d'enclenchement
14. La fiche d'analyse de solution
15. Programmes de simplification et plans d'action
16. Le suivi et l'évaluation de la simplification
 
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